38-044-323-23-23 
21Авг
Виртуальный офис "в облаке"
На сегодня тема виртуальности и виртуализации очень популярна, можно сказать - один из трендов 21 века. Все чаще можно услышать о термине "виртуальный офис". К сожалению или к радости, пока нет единого и правильного определения это термина и методик по реализации этой молодой концепции, т.к. каждый трактует свое решение, как реализацию того самого "виртуального офиса".
Мы, как представители ИТ-бизнеса и интересных ИТ-продуктов "в облаке", покажем Вам в этой статье пример реализации "виртуального офиса" в нашем понимании и на основе ИТ-технологий "в облаке" и продуктов корпорации Microsoft.
Сразу оговорюсь, что мы не будем привязываться к какой-то определенной специфике ведения бизнеса или типу бизнеса, а просто построим "виртуально" набор сервисов, которые в большинстве случаев будут полезны любой современной компании для успешного развития. Единственным количественным показателем нашего виртуального бизнеса будут пользователи офиса - 10 человек.
Определение нашего "виртуального офиса" будет состоять и нижеследующих 3-х пунктов:
1. "Виртуальный офис" подразумевает полное отсутствие у компании, по каким-либо причинам, офисного помещения.
2. Определимся с основными требованиями к нашему "виртуальному офису":
- Обеспечение доступности сервисов компании с любого места, где присутствует доступ к сети Интернет;
- Обеспечение доступности данных пользователя с любого места, где присутствует доступ к сети Интернет;
- Обеспечение доступности компании для клиента;
- Обеспечение коммуникационными сервисами территориально-распределенных сотрудников (у компании, ведь, нет офиса).
- Минимизация времени простоя сервисов;
- Разграничение доступа к сервисам;
3. Теперь, перечислим ИТ-решения, которые необходимы нашему бизнесу:
- АТС - средство обработки звонков, для коммуникации с клиентами, сотрудниками, партнерами и т.д.
- Электронная почта - средство гарантированной доставки электронных сообщений для документального взаимодействия с теми же партнерами, клиентами, сотрудниками и т.д.
- Пакет приложений Microsoft Office - индустриальный стандарт офисных приложений, который помогают оптимизировать рутинную работу над созданием всевозможных документов, презентаций, организовывать рабочее время и т.д.
- Продукты компании 1С - автоматизация деятельности предприятия и его оптимизация;
- Средства мгновенного обмена сообщениями;
Решение
Для создания "виртуального офиса" для нашей "виртуальной компании" нам будет необходимо несколько готовых компонентов от нашего проекта, а также реализация доставки приложений Microsoft Office 2010 и 1С "в облаке".
Доставка приложений
Для доставки приложений MS Office 2010, 1C, Skype, Отправка факсов и других мы будем использовать сервис "Серверы для бизнеса" и организуем портал на основе Microsoft Terminal Web Access. Платформа позволит централизованно опубликовать все необходимые приложения на портале и обеспечить к ним доступ пользователей, без установки какого-либо сопутствующего ПО. Т.е. пользователь будет заходить на портал, используя Internet Explorer и запускать все вышеперечисленные приложения, как будто они установлены у него на ПК, хотя фактически будут работать на сервере. При этом, такой доступ будет автоматически шифроваться с помощью SSL, что гарантирует защиту переданных данных между ПК пользователя и сервером. А кроме этого сервер позволит нам ограничить некоторых пользователей от использования приложений, которые по должностной инструкции использовать не предусмотрено. Благодаря централизованной доставке приложений будет возможность эффективно обновлять приложения и делать полное резервное копирование всего ресурса в целом. Подобная доставка приложений позволяет опубликовать на сервере любое приложение и обеспечить доставку ПО необходимым пользователям в кратчайшие сроки.
Ниже я прилагаю видео с демонстрацией работы такой доставки приложений с одного из рабочих мест пользователя.
Телефония
Для обработки телефонных вызовов компании будем использовать решение "Корпоративная АТС". Это позволит компании приобрести у одного из операторов телефонной связи многоканальный номер или несколько номеров для приема звонков. Также решение будет использоваться для организации внутреннего взаимодействия между сотрудниками.
Помимо функций АТС, решение позволит реализовать и задействовать следующие возможности:
- Создание голосовых приветствий с несколькими уровнями вложенности;
- Создание голосовых очередей для обеспечения большей лояльности звонящим из вне потенциальным партнерам, клиентам и т.д. Это позволит более качественно обслуживать поток звонков, используя при этом меньшее количество ресурсов (операторов, телефонов и рабочих мест в целом);
- Отправка и прием факсов;
- Сервис мгновенных сообщений для обеспечения внутреннего взаимодействия сотрудников;
- Запись телефонных разговоров для улучшения качества обслуживания и документирования телефонных переговоров;
- Оптимизация затрат на связь, используя альтернативных операторов связи;
- Возможность использования единой нумерации для распределенных сотрудников, которая позволит более эффективно взаимодействовать без дополнительных затрат;
- Возможность использования решения в любой точке мира, при условии доступа к сети Интернет, что позволить быть доступной компании в любой точке мира (за счет территориально-распределенных сотрудников). Это также позволит использовать локальные телефонные ресурсы для сотрудников, которые находятся за рубежом (командировка, отпуск);
- Конференц-связь;
- Детальная статистика звонков по номерам;
Электронная почта
Организация электронной почты будет реализована с помощью сервиса "Корпоративная почта". Сервис предоставит возможность использования собственного доменного имени, организовать персональные почтовые ящики для сотрудников, обеспечить доступ к ящику из любой точки мира и с очень большого количества устройств, включая большинство планшетных ПК, смартфонов и мобильных телефонов.
Помимо функций доставки и хранения электронных сообщений, решение позволит:
- Удобное управление потоком электронной почты, почтовыми ящиками пользователей, пользователями и т.д, используя веб-интерфейс. Управление интуитивно понятно, что позволяет выполнять все манипуляции с почтовым сервисом без глубоких знаний ИТ-специалиста.
- Архивирование почтовых ящиков и сохранность в течение 30 дней после удаления позволит сохранить важные для компании данные, удаленные недобросовестным сотрудником. Также это позволит восстановить данные, в случае ошибочного удаления.
- Функциональный веб-интерфейс, который позволит планировать рабочее время, организовывать встречи, совещания, работать с контактами, а также полностью управлять потоком почты.
- Средства фильтрации СПАМа.
- Средства антивирусной проверки, которые реализованы на 5 антивирусных решениях различных производителей.
- Полнофункциональная работа с MS Outlook для использования полного функционала решения "Корпоративная почта"
Стоимость реализации
1. Корпоративная АТС (план Standard - 10 одновременных звонков, кол-во пользователей неограниченно) - 249 грн. месяц + 499 грн. базовая настройка (единоразово). Абонентская плата включает техническую поддержку решения;
2. Корпоративная почта (план One - 1ГБ почтовый ящик) - 10 ящиков * 50 грн. ящик/месяц;
3. Серверы для бизнеса (план - Standard DC, с функцией высокой доступности) - 1599 грн./месяц;
4. Лицензии Microsoft на использование RDP WA - 10 пользователей * 41,54 грн/месяц;
5. Лицензии Microsoft на использование Office 2010 Standart - 10 пользователей * 124,14 грн/месяц;
6. SSL-сертификат для обеспечения шифрования данных между пользователем и сервером - 1000 грн/год или приблизительно 84 грн/месяц
Итого решение задачи по созданию "виртуального офиса" для нашей компании будет обходиться:
- Ежемесячные затраты: 4088,80 грн.
- Единоразовые затраты: 499 грн.
- Стоимость одного рабочего места в "виртуальном офисе" будет составлять: 408,88 грн./мес.
Выводы
Как видно из примера с нашей "виртуальной компанией" на сегодня существует достаточно инструментов для организации одного из вариантов "виртуального офиса". Стоимость подобного решения, в большинстве случаев, сопоставима с арендой самого офисного помещения для сотрудника, без учета оборудования рабочих мест ПК, мебелью, а также обслуживанием офисного помещения. Я уже не говорю о организации ИТ-сервисов подобного уровня, с капитальными затратами на покупку дорогостоящего ИТ-оборудования и ПО, найму обслуживающего персонала и т.д.
Комментарии (0)